Quy trình mua hàng là một phần trong kế hoạch sản xuất, đóng vai trò quan đến sự phát triển của doanh nghiệp trong dài hạn. Bên cạnh việc xây dựng quy trình mua hàng của doanh nghiệp theo cách thủ công, nhiều phần mềm ứng dụng công nghệ tiên tiến cũng đã ra đời. Vậy, quy trình kế toán mua hàng là gì?
Quy trình mua hàng là gì?
Có thể hiểu một cách đơn giản quy trình mua hàng chính là trình tự của hoạt động mua hàng. Là các bước cần phải thực hiện trong một giao dịch. Quy trình này thường sẽ yêu cầu các công việc như: nghiên cứu, tìm kiếm các nguồn cung cầu, thực hiện các quá trình đàm phán và giao dịch.
Nhiệm vụ của một kế toán mua hàng bao gồm:
- Chịu trách nhiệm của các giai đoạn trong quá trình chuyển giao hàng hóa.
- Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời đảm bảo các quá trình hoạt động được diễn ra thuận lợi.
- Kiểm tra và giám sát các kế hoach mua hàng theo từng nguồn, nhà cung cấp, các đơn đặt hàng và tình hình thanh toán với bên cung cấp.
- Cung cấp các thông tin kịp thời và chính xác để xác định lượng dự trữ của doanh nghiệp.
Quy trình mua hàng của một doanh nghiệp
Doanh nghiệp sẽ không bao giờ tự ý đưa ra một quyết định mua hàng nếu như không có như cầu rõ ràng và cụ thể. Trong quá trình kinh doanh, nhu cầu mua hàng sẽ được phát sinh. Dưới đây là các bước quy trình kế toán mua hàng của doanh nghiệp.
Xác định yêu cầu
Nhu cầu mua hàng thường phát sinh từ kế hoạch sản xuất hoặc nhu cầu đặt biệt của các phòng ban. Bộ phận phát sinh nhu cầu sẽ lập đề nghị đến phòng mua hàng để chờ được duyệt. Phòng mua hàng sẽ tiếp nhận thông tin và tiến hành mua hàng hóa, nguyên vật liệu hay dụng cụ,…để đáp ứng cho doanh nghiệp. Kể từ đó sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn cung cấp và báo giá các nguyên vật liệu.
Lập đề nghị báo giá
Sau khi đã xác định được nguồn cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ lập đề nghị báo giá. Những đề nghị báo giá được gửi đến các nhà cung cấp hiện tại hoặc các nhà cung cấp mới để được thẩm định. Việc này giúp tìm ra NCC phù hợp với các yêu cầu của bộ phận lập đề nghị mua hàng.
Thu thập, so sánh báo giá
Đây là một trong những bước khá quan trọng trong quy trình mua hàng. Bộ phận mua hàng phải ghi nhận lại và thực hiện đánh giá. Sau khi đánh giá nhân viên phòng mua hàng sẽ chọn ra NCC có khả năng đáp ứng các tiêu chí của doanh nghiệp đã đề ra.
Phê duyệt báo giá
Trong quy trình mua hàng, việc phê duyệt báo giá thường do ban lãnh đạo của doanh nghiệp thực hiện. Căn cứ phê duyệt là các thông tin so sánh các NCC khác nhau với điều kiện mua hàng đối với cùng một mặt hàng. Hoặc là vẫn cùng một mặt hàng nhưng so sánh về báo giá cũ và mới giữa các NCC.
Lập hợp đồng mua hàng
Bước này sẽ được thực hiện chỉ khi đã ra quyết định và chọn được nhà cung cấp phù hợp. Lúc này nhân viên mua hàng sẽ tiến hành lập hợp đồng mua hàng. Hợp đồng sẽ được kí kết và thực hiện đúng với nội dung hai bên đã thống nhất.
Nhập hàng và kiểm hàng
Trước khi nhập kho thì bước nhập và kiểm hàng là bước quyết định. Để đảm bảo không phát sinh thêm vấn đề thì bộ phận mua hàng sẽ lập đề nghị nhập hàng và kiểm hàng. Các đề nghị sẽ được gửi đến các phòng ban có liên quan để theo dõi.
Nhập kho
Hàng hóa sẽ được chuyển đến kho và thực hiện các bước kiểm định, đảm bảo đủ số lượng và các thông số. Những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn sẽ được phản hồi để đổi hoặc trả hàng về nơi cung cấp. Tiêu chuẩn kiểm tra được xác định dựa trên các thông tin có trong hợp đồng. Những thông tin đó sẽ bao gồm số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách hàng hóa, và nhiều yếu tố khác.
Thanh toán
Căn cứ vào hóa đơn và các điều khoản trong hợp đồng để lập hồ sơ thanh toán. Sau khi duyệt hồ sơ phòng kế toán sẽ tiếp nhận và tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. Kế toán phản hồi lại phòng mua hàng nếu hồ sơ chưa được duyệt để yêu cầu bổ sung và chỉnh sửa.
Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình mua hàng trong doanh nghiệp hiện nay. Hi vọng những kiến thức này sẽ giúp ích được cho bạn.
