Quy trình kế toán bán hàng được thực hiện tốt có thể đảm bảo các báo cáo tài chính chính xác có thể hỗ trợ cho việc ra quyết định, dự báo và lập ngân sách. Trong bài viết này, kế toán PHP sẽ cùng bạn tìm hiểu về quy trình kế toán bán hàng để biết cách thực hiện tốt nhất.
Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng là quá trình ghi chép, phân loại và tóm tắt các giao dịch tài chính liên quan đến việc bán hàng hóa và dịch vụ. Nó liên quan đến việc theo dõi doanh thu kiếm được, chi phí phát sinh và thuế đã nộp hoặc đã thu trong quá trình bán hàng.
Quy trình kế toán bán hàng
Quy trình kế toán bán hàng bao gồm nhiều bước khác nhau hỗ trợ ghi chép và theo dõi chính xác các giao dịch bán hàng, bao gồm các bước sau:
Tạo đơn đặt hàng
Bước này liên quan đến việc tạo đơn đặt hàng cho khách hàng, trong đó có thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, giá cả và bất kỳ giảm giá hoặc khuyến mại nào được cung cấp.
Tạo hóa đơn bán hàng
Sau khi sản phẩm hoặc dịch vụ đã được giao hoặc cung cấp, hóa đơn bán hàng sẽ được tạo, chứa thông tin tương tự như đơn đặt hàng.
Ghi nhận doanh thu
Ghi nhận doanh thu là khi doanh thu được ghi nhận trong báo cáo tài chính. Thời điểm ghi nhận doanh thu dựa trên nguyên tắc ghi nhận doanh thu, trong đó nêu rõ rằng doanh thu phải được ghi nhận khi doanh thu kiếm được và có thể đo lường được một cách hợp lý.
Các loại phương pháp ghi nhận doanh thu:
- Ghi nhận tại điểm bán hàng: Phương pháp này ghi nhận doanh thu tại điểm bán hàng hoặc giao hàng, thường là đối với hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp ngay lập tức.
- Tỷ lệ phần trăm hoàn thành: Phương pháp này ghi nhận doanh thu khi công việc được hoàn thành trong một dự án, thường là trong các hợp đồng sản xuất hoặc xây dựng dài hạn.
- Hợp đồng đã hoàn thành: Phương pháp này chỉ ghi nhận doanh thu khi hợp đồng được hoàn thành và tất cả công việc đã được thực hiện.
- Dựa trên đăng ký: Phương pháp này ghi nhận doanh thu trong suốt thời gian đăng ký, thường được sử dụng trong các ngành như phần mềm hoặc phương tiện.
Quản lý các khoản phải thu
Quy trình các khoản phải thu liên quan đến việc theo dõi các khoản thanh toán của khách hàng và đảm bảo chúng được nhận kịp thời.
Để quản lý các khoản phải thu hiệu quả, doanh nghiệp nên thực hiện theo một loạt các bước, bao gồm:
- Thiết lập các điều khoản thanh toán rõ ràng: Thiết lập các điều khoản thanh toán rõ ràng trước với khách hàng, bao gồm ngày đến hạn, phương thức thanh toán và phí chậm trễ đối với các khoản thanh toán trễ.
- Gửi hóa đơn ngay lập tức: Gửi hóa đơn càng sớm càng tốt sau khi hoàn thành việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, trong đó ghi rõ số tiền đến hạn và ngày đến hạn.
- Theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán: Thường xuyên theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán, gửi lời nhắc hoặc gọi điện thoại để thông báo khách hàng thanh toán nhanh chóng.
- Giải quyết vấn đề phát sinh: Giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình thanh toán để tránh bất kỳ sự chậm trễ hoặc gián đoạn nào trong quá trình thanh toán.
Kế toán thuế bán hàng
Bước này liên quan đến việc thu và nộp thuế bán hàng cho các giao dịch bán hàng, tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định.
Cách hạch toán đúng thuế GTGT:
- Đăng ký với cơ quan thuế: Đăng ký với cơ quan thuế nơi doanh nghiệp hoạt động.
- Xác định thuế suất chính xác: Xác định thuế suất chính xác áp dụng cho việc bán hàng, có thể thay đổi dựa trên loại sản phẩm hoặc dịch vụ được bán và địa điểm bán hàng.
- Thu thuế bán hàng: Tính toán và thu chính xác thuế bán hàng từ khách hàng tại thời điểm bán hàng, đảm bảo cung cấp bảng phân tích rõ ràng về số tiền thuế phải nộp.
- Ghi lại giao dịch thuế bán hàng: Ghi lại giao dịch thuế bán hàng trong báo cáo tài chính, tách nó ra khỏi doanh thu thực tế phát sinh.
- Nộp thuế bán hàng cho chính phủ: Nộp thuế bán hàng đã thu cho cơ quan thuế.
Báo cáo bán hàng
Báo cáo bán hàng liên quan đến việc tóm tắt dữ liệu bán hàng, chẳng hạn như doanh thu được tạo ra, hành vi của khách hàng và bất kỳ xu hướng hoặc mẫu nào có thể xuất hiện.
Cách lập báo cáo bán hàng:
- Xác định các số liệu chính: Các số liệu được sử dụng để theo dõi hiệu suất bán hàng, bao gồm doanh thu được tạo, doanh số bán sản phẩm và hành vi của khách hàng.
- Thu thập dữ liệu bán hàng: Thu thập dữ liệu bán hàng từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm hệ thống điểm bán hàng, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và các công cụ tự động hóa tiếp thị.
- Phân tích và chuyển đổi dữ liệu: Phân tích dữ liệu đã thu thập và chuyển đổi dữ liệu đó thành thông tin chi tiết có ý nghĩa bằng cách sử dụng các công cụ trực quan như biểu đồ và đồ thị.
- Tóm tắt và báo cáo về các phát hiện: Tóm tắt các phát hiện và báo cáo những hiểu biết sâu sắc cho các bên liên quan.
- Theo dõi xu hướng và theo dõi tiến độ: Theo dõi xu hướng theo thời gian và theo dõi tiến trình đạt được các mục tiêu bán hàng để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
LỜI KẾT
Trên đây là hướng dẫn về quy trình kế toán bán hàng hiệu quả. Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với bạn. Nếu bạn có nhu cầu thuê ngoài dịch vụ kế toán cho công ty, doanh nghiệp mình, hãy liên hệ với Công ty PHP Việt Nam theo hotline để được tư vấn thông tin chi tiết.
PHP sở hữu đội ngũ kế toán trưởng, chuyên viên kế toán, chuyên gia, luật sự có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao, đảm bảo cung cấp dịch vụ và hỗ trợ tư vấn tốt nhất. Cam kết giá dịch vụ hợp lý, không phát sinh chi phí. Hàng nghìn khách hàng đã tin tưởng và lựa chọn chúng tôi và đánh giá rất cao về chất lượng và tính linh hoạt, nhanh chóng của dịch vụ.
