Các doanh nghiệp nhỏ cần giữ sổ sách kế toán chính xác và cập nhật để kinh doanh sáng suốt, tuân thủ các yêu cầu về thuế.
Trong bài viết này, Kế toán PHP sẽ hướng dẫn cách ghi sổ sách kế toán hiệu quả cho các doanh nghiệp nhỏ, bao gồm tạo tài khoản tài chính, ghi lại các giao dịch một cách chính xác, đối chiếu báo cáo ngân hàng và xem xét báo cáo tài chính. Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể duy trì hồ sơ kế toán chính xác và đưa ra các quyết định sáng suốt cho doanh nghiệp mình.
Tạo tài khoản tài chính
Tài khoản tài chính cho phép bạn theo dõi dòng tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của mình.
Các loại tài khoản tài chính bao gồm:
- Tài sản: Đây là những tài nguyên mà doanh nghiệp của bạn sở hữu, chẳng hạn như tiền mặt, hàng tồn kho, thiết bị và tài sản.
- Nợ phải trả: Đây là những khoản nợ mà doanh nghiệp của bạn nợ, chẳng hạn như các khoản vay và các khoản phải trả.
- Vốn chủ sở hữu: Thể hiện giá trị tài sản kinh doanh của bạn trừ đi các khoản nợ và phản ánh các khoản đầu tư của chủ sở hữu vào doanh nghiệp.
- Doanh thu: Thu nhập được tạo ra thông qua việc bán hàng hóa và dịch vụ.
- Chi phí: Chi phí phát sinh để điều hành doanh nghiệp, bao gồm chi phí hoạt động, tiền lương và giá vốn hàng bán.
Mẹo thiết lập tài khoản tài chính
- Sử dụng biểu đồ tài khoản: Biểu đồ tài khoản là danh sách các tài khoản mà bạn có thể sử dụng để phân loại các giao dịch. Nó giúp bạn sắp xếp mọi thứ bằng cách cung cấp các danh mục và danh mục con cho các giao dịch.
- Nhất quán: Sử dụng quy ước đặt tên nhất quán để tránh nhầm lẫn.
- Tìm kiếm lời khuyên chuyên nghiệp: Tham khảo ý kiến của kế toán viên chuyên nghiệp trước khi thiết lập các tài khoản tài chính của bạn để đảm bảo cách bạn làm phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình.
Ghi lại các giao dịch
Giao dịch tài chính là sự trao đổi tiền, hàng hóa hoặc dịch vụ giữa hai bên. Các giao dịch tài chính là xương sống của bất kỳ doanh nghiệp nào và việc ghi lại chúng một cách chính xác là điều cần thiết để theo dõi hoạt động kinh doanh và hiệu quả tài chính của công ty.
Các loại giao dịch tài chính phổ biến
- Bán hàng: Bất kỳ hoạt động trao đổi hàng hóa hoặc dịch vụ nào để lấy tiền.
- Mua hàng: Bất kỳ việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ nào của một cá nhân hoặc một doanh nghiệp.
- Chi phí: Chi phí mà doanh nghiệp của bạn phải chịu để vận hành và duy trì hoạt động.
- Cho vay: Thỏa thuận tài chính giữa người cho vay và người đi vay.
- Tiền lương: Việc trả lương, tiền công, tiền thưởng hoặc các hình thức trả công khác cho người lao động.
Cách ghi giao dịch hiệu quả
- Ghi lại các giao dịch ngay khi chúng xảy ra để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
- Ghi lại các giao dịch một cách nhất quán và thống nhất, theo định dạng định sẵn hoặc phần mềm kế toán.
- Phân loại chính xác các giao dịch: Sử dụng tài khoản tài chính của bạn để mã hóa các giao dịch một cách chính xác. Mỗi giao dịch cần có một mã tài khoản tương ứng.
- Sổ sách kế toán kép: Sử dụng hệ thống sổ sách kế toán kép, ghi lại mọi giao dịch từ ít nhất hai góc độ hoặc tài khoản khác nhau để mỗi giao dịch có một khoản nợ và một khoản tín dụng.
- Giữ bản sao của tất cả tài liệu: Giữ bản sao của tất cả các thủ tục giấy tờ giao dịch tài chính như biên lai, hóa đơn, hóa đơn và báo cáo ngân hàng trong 7 năm trong trường hợp kiểm toán hoặc đánh giá.
Sử dụng phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ
Phần mềm kế toán tự động hóa các tác vụ kế toán, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót của con người. Phần mềm kế toán có thể cung cấp các lợi ích như:
- Hợp lý hóa việc lưu trữ hồ sơ
- Tăng độ chính xác
- Cải thiện báo cáo tài chính
- Tăng cường tuân thủ thuế
- Tiết kiệm thời gian
- Cải thiện bảo mật dữ liệu
- Cải thiện giao tiếp với kế toán hoặc nhân viên kế toán của bạn
Cách tìm phần mềm kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn:
- Xác định các yêu cầu kinh doanh của bạn: Lập danh sách các nhu cầu kế toán và các tính năng của phần mềm trước khi tìm kiếm.
- Kiểm tra chi phí: Nhiều gói phần mềm đi kèm với phí hàng năm hoặc hàng tháng, vì vậy hãy xác định xem gói nào phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
- Đọc các bài đánh giá: Đọc các bài đánh giá để xác định phần mềm nào được các chủ doanh nghiệp nhỏ đánh giá tích cực nhất. Hỏi xung quanh các chủ doanh nghiệp trong các ngành tương tự như bạn để có thêm thông tin tham khảo.
- Dùng thử phần mềm trước: Tận dụng thời gian dùng thử miễn phí để kiểm tra khả năng của phần mềm và xem phần mềm hoạt động như thế nào đối với doanh nghiệp của bạn.
Đối chiếu sao kê ngân hàng
Đối chiếu ngân hàng so sánh hồ sơ kế toán của bạn với bảng sao kê ngân hàng để đảm bảo sổ sách của bạn phản ánh chính xác tất cả các giao dịch tài chính.
Các bước đối chiếu sao kê ngân hàng với hồ sơ kế toán
- Thu thập các báo cáo ngân hàng và hồ sơ kế toán của bạn trong khoảng thời gian bạn muốn đối chiếu.
- Xác minh rằng số dư trong hồ sơ kế toán của bạn khớp với số dư trong bảng sao kê tài khoản ngân hàng của bạn.
- So sánh các giao dịch trên bảng sao kê ngân hàng của bạn với hồ sơ kế toán của bạn. Đối chiếu các giao dịch phù hợp và điều tra nếu có sự khác biệt.
- Thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào đối với bảng sao kê ngân hàng hoặc hồ sơ kế toán của bạn. Đảm bảo rằng cả sổ sách kế toán và sao kê ngân hàng của bạn đều có số dư cuối kỳ giống nhau.
Các vấn đề phổ biến cần tìm khi đối chiếu sao kê ngân hàng
- Giao dịch bị bỏ lỡ: Bạn có thể đã quên ghi lại một giao dịch hoặc giao dịch đó có thể đang chờ xử lý hoặc chưa được xử lý.
- Lỗi: Lỗi khi đổi số, mã hóa giao dịch hoặc thời gian thanh toán bù trừ có thể gây ra tính toán sai trong hồ sơ kế toán của bạn.
- Sự khác biệt: Phí ngân hàng, tiền lãi và tiền gửi liên quan đến Séc có thể gây ra sự khác biệt giữa bảng sao kê ngân hàng và hồ sơ kế toán của bạn.
Sắp xếp tài liệu kế toán
Sắp xếp các tài liệu kế toán là việc rất quan trọng giúp tránh sai sót và tạo báo cáo tài chính một cách chính xác và hiệu quả. Bằng cách sắp xếp tất cả hóa đơn, biên lai, sao kê ngân hàng và các tài liệu khác, bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng khi cần. Điều này giúp dễ dàng xác định sự khác biệt hoặc sai sót trong hồ sơ tài chính của bạn một cách kịp thời.
Cách sắp xếp biên lai, hóa đơn và các tài liệu kế toán khác:
- Sử dụng hệ thống lưu trữ trực tuyến hoặc thực: Thiết lập hệ thống lưu trữ trực tuyến hoặc sử dụng các thư mục thực để sắp xếp tài liệu của bạn theo loại (ví dụ: hóa đơn, bảng sao kê ngân hàng), ngày (hàng tháng/hàng năm) hoặc chủ đề (khách hàng/nhà cung cấp).
- Quét & lưu trữ bản sao điện tử: Quét tất cả các bản sao giấy của hóa đơn và biên lai và lưu trữ chúng ở dạng điện tử ở một vị trí an toàn, chẳng hạn như lưu trữ đám mây.
- Tạo bản sao lưu: Đảm bảo rằng các bản sao lưu thường xuyên được thực hiện để bảo vệ chống mất dữ liệu nếu xảy ra lỗi hệ thống.
- Dán nhãn mọi thứ rõ ràng: Dán nhãn rõ ràng tất cả các tài liệu theo loại và thời gian của chúng để có thể dễ dàng xác định chúng khi cần.
- Thiết lập lời nhắc & quy trình: Thiết lập lời nhắc về thời hạn nộp hồ sơ và xem xét các quy trình cần được hoàn thành thường xuyên (ví dụ: đối chiếu ngân hàng).
LỜI KẾT
Trên đây là hướng dẫn cách ghi chép sổ sách kế toán cho doanh nghiệp nhỏ. Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây sẽ hữu ích cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán, dịch vụ kiểm tra dọn dẹp sổ sách kế toán, hãy liên hệ với công ty Kế toán PHP theo hotline để được tư vấn tận tâm, miễn phí.
